Sesekali dengan Microsoft Word, Anda akan membuat sebuah dokumen penting yang cukup panjang. Menampilkan dokumen panjang keseluruhan dapat membuat pembaca kehilangan fokus pada bagian tertentu dari dokumen yang sedang dibaca. Pembaca mungkin juga akan menjadi cepat jenuh karena merasa dokumen yang belum selesai dibaca masih cukup panjang. Sebenarnya Microsoft Word memiliki fitur untuk menciutkan (collapse) atau memperluas (expand) bagian-bagian tertentu dari dokumen.

Fitur tersebut cukup membantu ketika Anda tidak ingin membebani pembaca dengan tampilan dokumen panjang secara utuh. Anda dapat menampilkan hanya ringkasnya saja berupa heading dan menyembunyikan rinciannya. Bila ingin membaca rinciannya, pembaca dapat membuka ringkasannya (heading) dan kemudian membaca rinciannya yang ada di bawah heading. Fitur ini tentu memberi kemudahan untuk menemukan dan melihat bagian-bagian tertentu dari dokumen yang diinginkan saja.

Tidak semua versi Microsoft Word memiliki fitur ini. Fitur ini mulai ada di Microsoft Word 2013 dan versi sesudahnya. Teknisnya, Anda harus menggunakan Heading style Microsoft Word untuk memformat heading yang ada di dokumen. Ketika Anda mengarahkan pointer mouse ke heading dokumen, akan muncul segi tiga (triangle) kecil di sebelah kiri heading. Anda dapat mengklik segi tiga kecil tersebut untuk menciutkan (collapse) atau memperluas (expand) rincian yang ada di bawah heading.

Batas rincian yang diciutkan (collapsed) dimulai dari heading yang segi tiga (triangle) kecilnya diklik sampai dengan heading berikutnya yang mempunyai level sama. Bila Anda mempunyai beberapa level heading yang sama, rincian pada heading lainnya tidak ikut diciutkan. Secara standar, ketika Anda menutup dan membuka dokumen, ringkasan (heading) dan rinciannya ditampilkan. Namun melalui perubahan pengaturan, dokumen dapat dibuka hanya dengan menampilkan ringkasan (heading) saja.

Untuk memulai, buka dokumen yang bagian-bagian tertentunya akan diciutkan atau diperluas. Blok atau sorot heading pertama (1.6.1 Comment) dokumen Microsoft Word untuk diformat.

Menciutkan (collapse) atau memperluas (expand) bagian-bagian sebuah dokumen Microsoft Word

Di bagian ribbon Microsoft Word, pastikan Anda berada di tab Home dan kemudian klik Heading 1 untuk memformat heading pertama dokumen (1.6.1 Comment) dengan Heading 1. Anda juga dapat memformat heading dokumen lainnya, misalnya heading 1.6.2 Reserved word, dengan cara yang sama.

Menciutkan (collapse) atau memperluas (expand) bagian-bagian sebuah dokumen Microsoft Word

Untuk menciutkan (collapse) rincian di bawah heading pertama dokumen, arahkan pointer mouse ke heading pertama dokumen untuk menampilkan segi tiga kecil dan kemudian klik seti tiga tersebut.

Menciutkan (collapse) atau memperluas (expand) bagian-bagian sebuah dokumen Microsoft Word

Sekarang rincian yang ada di bawah heading pertama dokumen diciutkkan, sedangkan rincian di heading kedua dokumen (1.6.2 Reserved word) tidak terpengaruh.

Menciutkan (collapse) atau memperluas (expand) bagian-bagian sebuah dokumen Microsoft Word

Secara standar, ketika Anda menutup dan membuka dokumen, ringkasan (heading) dan rinciannya ditampilkan. Namun melalui perubahan pengaturan, dokumen dapat dibuka hanya dengan menampilkan ringkasan (heading) saja. Klik di heading pertama dokumen (1.6.1 Comment) sehingga pointer mouse berubah menjadi pointer penyisipan (insertion pointer).

Menciutkan (collapse) atau memperluas (expand) bagian-bagian sebuah dokumen Microsoft Word

Pastikan Anda masih berada di tab Home, klik tombol Paragraph Settings yang terletak di sudut kanan bawah dari kelompok Paragraph.

Menciutkan (collapse) atau memperluas (expand) bagian-bagian sebuah dokumen Microsoft Word

Di kotak dialog Paragraph yang muncul, di bagian General, beri tanda centang di kotak centang (check box) berlabel Collapsed by default (1) dan kemudian klik tombol OK (2). Anda dapat mengulangi langkah ini untuk heading-heading dokumen lainnya.

Menciutkan (collapse) atau memperluas (expand) bagian-bagian sebuah dokumen Microsoft Word