Microsoft Excel adalah aplikasi spreadsheet populer dan tangguh untuk mengolah data. Ketangguhan Microsoft Excel terletak pada pengolahan dengan formula, fungsi dan makro VBA (Visual Basic For Applications). Seringkali, ketika Anda mendapat data di Excel, Anda perlu melakukan sedikit banyak pengolahan data untuk disesuaikan dengan data yang Anda perlukan.
Sebagai contoh, Anda memerlukan data Karyawan yang terdapat nama dan alamat lengkap. Anda kemudian mendapat data dari departemen lain namun dalam bentuk yang sedikit agak berbeda. Nama lengkap terbagi dalam dua kolom yaitu "Nama Depan" dan "Nama Belakang", sedangkan alamat lengkap terbagi dalam tiga kolom yaitu "Jalan", "Kota" dan "Porpinsi".
Baca artikel Meletakkan Teks Di Tengah Tanpa Menggabungkan Sel Excel
Untuk menyesuaikan butuhan data yang diperlukan, Anda perlu menggabungkan terlebih dahulu data di kolom "Nama Depan" dan "Nama Belakang" menjadi nama lengkap dan data di kolom "Jalan", "Kota" dan "Porpinsi" menjadi alamat lengkap dan kemudian menghapus kolom "Nama Depan", "Nama Belakang", "Jalan", "Kota" dan "Porpinsi" yang tidak diperlukan.
Microsoft Excel tidak memiliki fungsi bawaan (built-in functions) untuk menggabungkan satu atau lebih kolom tanpa kehilangan data. Bila Anda menggunakan tombol Merge & Center (1) atau tombol Merge Cells (2), maka akan muncul kotak dialog pemberitahuan (3) bahwa data di sel salah satu kolom tetap dijaga dan data di sel kolom yang lain akan dihapus.
Tentu saja, penggabungan kolom dengan sebagian data hilang bukan yang Anda inginkan. Namun demikian, Anda masih dapat menggabungkan dua atau lebih kolom Excel dengan fungsi Excel. Salah satu fungsi di Excel yang dapat digunakan adalah CONCATENATE(). Berikut ini adalah caranya:
Untuk menggabungkan kolom "Nama Depan" dan "Nama Belakang", sisipkan atau tambahkan kolom baru di samping kanan kolom "Nama Belakang" dan beri nama "Nama Lengkap". Di sel D2, ketik formula =CONCATENATE(B2," ",C2) dan kemudian tekan tombol Enter. Di formula terdapat spasi yang diapit tanda petik dua sebagai pemisah nama.
Yang berikutnya, untuk menggabungkan kolom "Jalan", "Kota" dan "Porpinsi", sisipkan atau tambahkan kolom baru di samping kanan kolom "Propinsi" dan beri nama "Alamat Lengkap". Di sel H2, ketik formula =CONCATENATE(E2,", ",F2,", ",G2) dan kemudian tekan tombol Enter. Di formula tersebut terdapat 2 tanda koma dan spasi yang diapit dengan tanda petik dua sebagai pemisah alamat.
Kemudian, salin formula di sel D2 untuk mendapatkan nama lengkap lainnya dan formula di sel H2 untuk alamat lengkap lainnya. Nama lengkap di kolom "Nama Lengkap" dan alamat lengkap di kolom "Alamat Lengkap" masih berupa formula. Bila salah satu kolom dihapus, misalnya "Nama Depan" atau "Jalan", maka nama lengkap atau alamat lengkap akan hilang.
Untuk mendapatkan data nama lengkap dan alamat lengkap, Anda perlu mengubah formula menjadi nilai (value) sehingga kolom "Nama Depan", "Nama Belakang", "Jalan", "Kota" dan "Porpinsi" yang sudah tidak diperlukan dapat dihapus. Sebagai contoh, seleksi sel D2 sampai dengan D5 dan kemudian tekan tombol Ctrl + C untuk menyalin ke clipboard.
Klik kanan mouse tepat di sel D2 (1) untuk menampilkan menu pintas dan kemudian pilih Paste Special... (2).
Di kotak dialog Paste Special yang muncul, di kelompok Paste (1), klik tombol radio (radio button) Values (2) dan kemudian klik tombol OK (3). Sekarang data nama lengkap telah diubah dari formula menjadi nilai.
Anda kini dapat menghapus kolom "Nama Depan" dan "Nama Belakang". Sorot atau seleksi header kolom B dan C, klik kanan mouse untuk menampilkan menu pintas dan kemudian pilih Delete.
Anda dapat melakukan cara yang sama untuk alamat lengkap. Anda perlu mengubah formula ke nilai dan kemudian menghapus kolom "Jalan", "Kota" dan "Porpinsi" yang tidak digunakan lagi. Hasil akhir penggabungan kolom adalah seperti gambar di bawah ini.
