Ketika menggunakan Microsoft Excel, Anda diberi buku kerja (workbook). Workbook Excel terdiri dari banyak lembar kerja (worksheet atau sheet). Lembar kerja Excel memiliki banyak sel-sel Excel. Di dalam sel Excel, data diletakkan untuk diolah. Ketangguhan pengolah data di Microsoft Excel terdapat pada penggunaan formula, fungsi dan makro VBA (Visual Basic for Applications).
Ketika Anda bekerja dengan data di lembar kerja Excel, mungkin saja akan ada banyak sel Excel yang tidak berisi data. Sel-sel Excel mungkin sementara kosong karena belum ada data yang masuk atau memang tidak ada data yang harus dimasukkan. Bila ada banyak sel yang kosong, tampilan lembar kerja Excel akan menjadi sedikit canggung atau kurang bagus saat ditinjau atau dicetak.
Misalnya, Anda menangani data penjualan untuk beberapa produk. Karena sesuatu hal, beberapa Sales berhalangan, ada beberapa produk tidak terjual sehingga sel-sel excel yang seharusnya diisi dengan data jumlah penjualan produk tersebut menjadi kosong. Sebagian pengguna Excel memilih untuk mengisi sel kosong dengan 0 atau nilai spesifik tertentu daripada dibiarkan kosong.
Anda tentu saja dapat dengan mudah mengisi sel kosong dengan nilai 0 atau nilai tertentu ke dalam sel kosong. Namun mengsisi banyak sel kosong secara manual pada lembar kerja (worksheet atau sheet) Excel dengan banyak data mungkin bukan cara yang tepat. Waktu Anda akan banyak tersita untuk menemukan sel-sel Excel yang kosong untuk diisi dengan 0 atau nilai tertentu.
Microsoft Excel sebenarnya memiliki fitur untuk mengisi banyak sel kosong dengan 0 atau nilai spesifik tertentu sekaligus melalui pemanfaatan tombol di ribbon. Bila Anda pengguna tingkat lanjut Microsoft Excel dan menguasai bahasa VBA (Visual Basic for Applications), Anda juga dapat mengisi sel-sel Excel yang kosong dengan makro VBA.
Berikut ini adalah dua cara paling mudah mengisi banyak sel kosong dengan 0 atau nilai spesifik tertentu di Microsoft Excel dengan memanfaatkan tombol di ribbon melalui fungsi Go To Special dan Find and Replace:
Sebagai contoh, di bawah ini adalah gambar tabel sederhana untuk penjualan beberapa produk pada bulan Januari 2019. Anda dapat melihat ada beberapa sel kosong yang tidak berisi data jumlah penjualan produk termasuk juga untuk sel-sel pada kolom tanggal untuk hari libur Minggu.
1. Fungsi Go To Special.
Untuk mengisi sel Excel yang kosong dengan 0 menggunakan fungsi Go To Special, sorot atau seleksi terlebih dahulu range (kelompok sel) Excel yang berisi data jumlah penjualan produk.
Pastikan tab Home aktif, di area ribbon sebelah kanan, di kelompok Editting, klik tombol Find & Select (1) dan dari menu drop-down yang muncul, pilik atau klik Go To Special... (2).
Di kotak dialog Go To Special yang muncul, klik tombol radio (radio button) Blanks (1) dan kemudian klik tombol OK (2).
Anda dapat memperhatikan bahwa sel-sel Excel yang kosong ditandai dengan cara disorot atau diseleksi. Berikutnya, ketik saja 0 dan kemudian tekan key atau tombol keyboard Ctrl + Enter secara bersama-sama.
Sekarang, Anda dapat memperhatikan kembali bahwa semua sel Excel yang kosong kini telah diisi dengan 0.
2. Fungsi Find and Replace.
Sama seperti pada cara menggunakan fungsi Go To Special, untuk mengisi sel Excel yang kosong dengan 0 menggunakan fungsi Find and Replace, sorot atau seleksi terlebih dahulu range (kelompok sel) Excel yang berisi data jumlah penjualan produk.
Baca artikel Menghapus Serentak Semua Gambar Dari Dokumen Word Dengan Find and Replace
Pastikan Anda masih di tab Home, di area ribbon sebelah kanan, di kelompok Editting, klik tombol Find & Select (1) dan dari menu drop-down yang muncul, pilik atau klik Replace... (2).
Di kotak dialog Find and Replace yang muncul, pastikan tab Replace (1) yang aktif, biarkan kotak tarik turun (drop-down box) Find What tetap kosong (2), ketik 0 di kotak tarik turun Replace with (3) dan kemudian klik tombol Replace All (4).
Sekarang, semua sel Excel yang kosong telah diisi dengan 0. Hasilnya sama persis ketika menggunakan fungsi Go To Special. Penggunaan fungsi Find and Replace ini sedikit lebih mudah bila dibandingkan dengan fungsi Go To Special.
Bila Anda mengganti 0 dengan nilai spesifik tertentu, misalnya teks "Nol", hasilnya akan nampak pada gambar di bawah ini.
