Microsoft Excel adalah aplikasi populer untuk mengolah dan menyajikan data secara tabular (dalam bentuk tabel). Excel memiliki fitur pemformatan dan pengolahan data paling lengkap diantara aplikasi spreadsheet yang ada saat ini. Dengan user interface (UI) yang mudah dan juga sudah dikenal cukup lama, ini menjadikan Excel software aplikasi yang paling banyak digunakan sampai saat ini.
Salah satu fitur pemformatan yang dibahas di arikel kali ini adalah memformat nomor handphone (HP) yang dimasukkan ke dalam sel Excel. Anda mungkin berencana membuat tabel data supplier atau rekanan. Salah satu item penting dari data supplier atau rekanan adalah nomor kontak, bisa berupa nomor telepon kantor atau nomor handphone dari PIC. Umumnya, nomor kontak yang tercantum dalam data suplier atau rekanan adalah nomor handphone PIC.
Nomor handphone biasanya dimulai dengan angka 0 atau +62. Ketika Anda mengetik nomor handphone, misalnya 081389746741, di sel Excel dan menekan tombol Enter, maka sel Excel hanya menampilkan nomor handphone 81389746741. Angka 0 di awal nomor handphone dihilangkan atau dihapus otomatis. Ini karena Excel melihatnya sebagai nomor biasa, bukan sebagai nomor handphone dan mengasumsikan angka 0 di awal sebagai tidak signifikan.
Demikian juga ketika mengetik nomor handphone yang dimulai dengan +62, misalnya +6281389746741, sel Excel akan menghapus tanda + di awal nomor handphone dan kemudian menampilkannya dalam bentuk notasi eksponensial yaitu 6,28139E+14. Notasi eksponensial ini diberlakukan secara otomatis bila Anda mengetik 12 digit angka atau lebih di sel Excel.
Hasil pengetikan langsung nomor handphone, baik yang dimulai dengan angka 0 atau +62 bukan yang kita inginkan. Lalu, bagaimana cara mengetik nomor handphone 081389746741 agar angka 0 di awal tidak dihapus dan nomor handphone +6281389746741 tidak diubah ke notasi eksponensial? Ada beberapa cara agar hasil pengetikan nomor handphone sesuai dengan yang diharapkan. Bila diinginkan, Anda juga dapat memformat nomor handphone agar lebih mudah dibaca. Beriku ini adalah beberapa cara memasukkan, menulis atau memformat nomor handphone (HP) atau telepon di Microsoft Excel:
1. Memulai dengan tanda kutip tunggal.
Cara pertama agar pengetikan angka 0 di awal nomor handphone 081389746741 tidak dihapus atau dihilangkan dan pengetikan nomor handphone +6281389746741 tidak diubah ke notasi eksponensial adalah memulai dengan tanda kutip atau petik tunggal (') terlebih dahulu. Tanda kutip atau petik tunggal ini digunakan untuk mengkonversi secara otomatis apapun yang diketik selanjutnya sebagai teks.
2. Mengubah format sel menjadi teks.
Cara kedua agar pengetikan angka 0 di awal nomor handphone 081389746741 tidak dihapus atau dihilangkan dan pengetikan nomor handphone +6281389746741 tidak diubah ke notasi eksponensial adalah dengan mengubah format sel menjadi teks terlebih dahulu. Cara ini memberi kemudahan ketika harus mengetik banyak nomor handphone karena tidak perlu lagi memulai dengan tanda kutip atau petik tunggal setiap akan mengetik nomor handphone.
Sorot atau seleksi sel atau kelompok sel (range) yang akan berisi nomor handphone. Bila ingin menyorot atau menyeleksi semua sel di kolom yang sama, Anda cukup mengklik saja header kolom, kemudian klik kanan mouse di salah satu sel yang disorot atau diseleksi untuk menampilkan menu pintas (shortcut menus) dan selanjutnya pilih Format Cells.
Di kotak dialog Format Cells yang muncul, pastikan tab Number (1) atif, pilih Text (2) dari daftar Category dan kemudian klik tombol OK (3). Kini, semua sel di kolom tersebut telah diubah formatnya menjadi teks.
Sekarang, apapun nomor handphone yang Anda ketik akan ditampilkan apa adanya tanpa harus memulai dengan tanda kutip tunggal (').
3. Mengubah format sel dengan custom number.
Cara ketiga agar pengetikan angka 0 di awal nomor handphone 081389746741 tidak dihapus atau dihilangkan dan pengetikan nomor handphone +6281389746741 tidak diubah ke notasi eksponensial adalah dengan memformat sel dengan custom number. Cara ini memberi Anda kemudahan lebih karena tidak perlu mengetik angka 0 atau +62. Angka 0 atau +62 akan ditambahkan secara otomatis.
Sorot atau seleksi sel atau kelompok sel (range) yang akan berisi nomor handphone. Bila ingin menyorot atau menyeleksi semua sel di kolom yang sama, Anda cukup mengklik saja header kolom, kemudian klik kanan mouse di salah satu sel yang disorot atau diseleksi untuk menampilkan menu pintas (shortcut menus) dan selanjutnya pilih Format Cells.
Di kotak dialog Format Cells yang muncul, Pastikan Anda berada di tab Number (1) dan kemudian pilih Custom (2) dari daftar berlabel Category. Di kotak teks (text box) berlabel Type, ketikkan "0"# (3) dan kemudian klik tombol OK (4) untuk mengakhiri.
Sekarang, Anda dapat memasukkan nomor handphone tanpa angka 0 di awal, cukup hanya 81389746741 saja. Angka 0 di awal nomor handphone akan ditambahkan otomatis.
Bila Anda ingin menambahkan atau memulai dengan +62 di awal nomor handphone, di kotak teks (text box) berlabel Type dari kotak dialog Format Cells, ketik "+62"# (1) dan kemudian klik tombol OK (2).
Sekarang, Anda cukup memasukkan nomor handphone, misalnya 81389746741, dan awalan +62 akan ditambahkan secara otomatis di nomor handphone.
4. Memformat nomor handphone.
Custom number dari kotak dialog Format Cells juga bisa digunakan untuk memformat nomor handphone atau telepon agar lebih mudah dibaca. Membaca nomor handphone yang utuh menyatu tanpa membagi ke dalam potongan kecil menjadi samar dan lebih sulit. Untuk membagi ke potongan kecil, Anda dapat menggunakan titik, tanda hubung, spasi atau tanda kurung agar format menjadi lebih baik dan nomor handphone lebih mudah dibaca.
Sebagai contoh di artikel ini, nomor handphone akan ditambah atau diawali dengan +62 dan untuk membagi ke dalam potongan kecil digunakan tanda hubung. Di kotak teks (text box) berlabel Type dari kotak dialog Format Cells, ketik "+62"-###-####-#### (1) dan kemudian klik tombol OK (2) untuk mengakhiri.
Sekarang, Anda cukup memasukkan nomor handphone, misalnya 81389746741, dan awalan +62 serta tanda hubung akan ditambahkan secara otomatis di nomor handphone sehingga menjadi +62-813-8974-6741.
